BBT heeft reeds meer dan 25 jaar ervaring in ons luchtgekoelde wereldje en is stilaan gegroeid naar een meer moderne en efficiënte organisatie. Enkel op deze wijze is het mogelijk om te kunnen blijven werken aan opslag, distributie en productie van onderdelen voor onze klassieker zodat we nog vele jaren zorgeloos kunnen genieten van onze gezamenlijke passie. Jarenlange ervaring en streven naar steeds meer ondersteuningspunten om dichter bij de klant te geraken heeft ons steeds zeer hard laten werken aan een degelijk distributienetwerk met verdeelpunten. Om nog verdere ondersteuning te bieden aan onze verdelers heeft BBT nu een uitgebreid online hulpmiddel ontwikkeld. Deze online toepassing welke we beschouwen als een bestelfunctie heeft veel meer te bieden dan enkel de mogelijkheid tot het plaatsen van bestellingen, maar dit gaan we nader toelichten in het vervolg van dit schrijven. We gaan ons toespitsen op de meest praktische elementen van deze nieuwe toepassing, de details laten wij u graag zelf ontdekken.
Het klantenportaal is uw persoonlijke plaats op de BBT website waar u na het inloggen met uw persoonlijke accountgegevens de beschikking heeft over verschillende functies.
Uw klantenportaal kan u bereiken op de BBT homepage www.bbt4vw.com/nl/
Na invullen van uw persoonlijke accountgegevens kan u zichzelf aanmelden.
U kan zichzelf ook in uw klantenportaal aanmelden via de catalogus pagina.
Na het invullen van je login gegevens kom je terecht in je klantenportaal waar u verschillende toepassingen kan terugvinden.
De 4 links die zich onder het Klanten portaal bevinden, zijn belangrijk voor u om optimaal gebruik te kunnen maken van de BBT bestelfunctie en worden hierna besproken.
De link “Bekijk onze catalogus” brengt u naar de online catalogus met de voor u van toepassing zijnde prijsindicaties op de onderdelen.
De catalogus is voorzien van een aantal filters welke u kunnen helpen bij het verfijnen van uw zoekopdracht.
Een overzicht van de catalogus kan u terugvinden na het aanklikken van de “Overzicht” knop. De structuur van dit overzicht is gebaseerd op onze overbekende gedrukte catalogus uitvoering welke beschikbaar is in 5 talen. Dit overzicht gaat tot op 3 niveaus.
Het onderstaande voorbeeld bereiken we via overzicht -> Onderstel -> Remmen -> Remflexibels.
Bij het overschrijden van de onderdeel velden gaat u meer informatie ontdekken betreffende het onderdeel en zijn toepassingen. Meer details kan u bekomen door het aanklikken van de afbeelding.
Na het aanklikken van de afbeelding krijgt u de gedetailleerde weergave van het geselecteerde onderdeel. In dit scherm zijn er verschillende functies beschikbaar zoals;
Bij een onderdeel dat niet op voorraad is krijgt u nog een extra optie te zien. Via “Laat me weten wanneer dit onderdeel terug op voorraad is”(1) hebt u de mogelijkheid om via e-mail verwittigd te worden wanneer het onderdeel terug beschikbaar is. Het onderdeel wordt één maal aan uw backorderlijst toegevoegd. Het verduidelijken van de backorderlijst zal onder Backorders behandeld worden
Door het toevoegen(2) van het item aan de bestellijst is het mogelijk om het onderdeel toe te voegen aan uw backorderlijst.
Via de link “De prijslijsten downloaden” krijgt u toegang tot de voor u toegewezen prijslijsten. Deze wordt tegelijkertijd met de BBT nieuwsbrief vrijgegeven en we zorgen er steeds voor dat de vorige uitgave van de prijslijst nog ter revisie beschikbaar blijft.
De prijslijsten zijn in 4 talen beschikbaar en u hebt de beschikking over de BBT kwantiteitsprijslijsten.
De prijslijsten zijn beschikbaar als een Google document wat toelaat om deze op een eenvoudige wijze in verschillende formaten te downloaden en raadplegen.
(1) Onder “bestand” -> downloaden als -> hebt u de mogelijkheid om de prijslijst te downloaden in een door u gewenst formaat zodat verwerking voor persoonlijk gebruik of integratie in uw eigen administratief systeem probleemloos uitgevoerd kan worden.
(2) Onder “Bewerken” en vervolgens “Zoeken en vervangen” kan u gebruik maken van een zoekfunctie om in de prijslijst op zoek te gaan naar specifieke itemnummers of beschrijvingen.
(3) Via “Weergeven” kan u het scherm aan uw persoonlijke voorkeur aanpassen.
Via “Bekijk uw bestellijst” krijgt u een overzicht van de items welke u toegevoegd hebt vanuit de online catalogus. De bestellijst kan eveneens snel aangevuld worden via “Onderdeel toevoegen” waarbij men echter wel de BBT productcode ter beschikking moet hebben. Bij een gedeeltelijk invullen van de BBT productcode krijgt u echter reeds ondersteuning door middel van een pop-down welke u een voorstel met beschrijving zal doen van het door u ingegeven onderdeelnummer. U kan dan het onderdeel toevoegen door aanklikken en het ingeven van een aantal.
(1) Geeft u een overzicht van het toegevoegde onderdeel met afbeelding, onderdeelnummer, beschrijving en details.
(2) Geeft de prijzen aan en indien beschikbaar ook de kwantiteiten en hun respectievelijke prijzen.
(3) Hier kan u een aantal selecteren en toevoegen. Zodra er echter een bepaalde hoeveelheid van het onderdeel besteld wordt dat beschikbaar is in kwantiteiten krijgt u een voorstel met de mogelijkheid om kwantiteit te bestellen aan een betere tarief. Het aanklikken van het voorstel doet voor u de rest. Opgelet! Kwantiteiten worden niet automatisch toegepast, u moet dus zelf bevestigen als het voorstel u past.
(4) Door het aanklikken van “Bestelling verwerken” wordt de door u opgemaakte bestellijst verzonden naar het BBT verkoopteam welke uw bestelling met prioriteit zal verwerken. U krijgt een overzicht met de onderdelen welke niet op voorraad zijn. Meer hierover onder Bestelling verwerken. Onderdelen welke geen prijsindicatie weergeven zijn onderdelen welke enkel als speciale bestelling beschikbaar zijn. Uw BBT verkoopteam zal u hierover contacteren.
(5) Via “Importeer excel naar de bestellijst” is het mogelijk om bestellingen vanaf uw eigen PC te importeren in uw bestellijst. Opgelet, enkel .xls bestanden en geen .xlsx formaat maar wij hebben voor u een modeldocument als download ter beschikking die als basis kan gebruikt worden voor het maken van een geschikt .xls bestand.
U gaat nu in uw browser een uploadbewerking zien die uw volledige excel lijst gaat importeren (2) in uw BBT bestellijst terwijl er controle wordt uitgevoerd van eventuele foutieve codes. U krijgt een overzicht te zien van codes welke niet teruggevonden worden in de online BBT catalogus (1). Geef uw browser even tijd om deze lijst te vervolledigen. Zodra de lijst geladen is krijgt u een knop te zien welke u, na aanklikken, terug naar uw BBT bestellijst zal brengen. Het is perfect mogelijk om meerdere malen een upload uit te voeren op dezelfde bestellijst, de aantallen worden opgeteld, kwantiteiten en daarbij horende prijzen worden automatisch aangepast.
U bent nu in de mogelijkheid om uw bestellijst verder te bewerken door het aanpassen van aantallen, toevoegen van items, aanpassen van kwantiteiten of eventueel verwijderen van items. Via de knop “Naar de catalogus” (6) kan u desgewenst nog verder items toevoegen terwijl je door het aanklikken van “Verwijder bestellijst” (7) de bestellijst onherroepelijk kan verwijderen. We vragen je hier echter nog wel enkele keren om te bevestigen wat het accidenteel verwijderen van de bestellijst zal voorkomen.
Bij het aanklikken van “Bestelling verwerking” geeft u het startsein voor het klaarmaken van uw bestelling aan het BBT verkoopteam. De bestelling wordt verzonden en u bekomt een e-mailbericht met bevestiging van verzending van uw bestelling met een opsomming van de bestelde items en een overzicht van de items welke aan uw backorderlijst toegevoegd kunnen worden. In uw browser hebt u nu een overzicht van items welke op het ogenblik van bestelling niet op voorraad zijn en u krijgt de mogelijkheid om deze aan uw backorderlijst toe te voegen.
Het is belangrijk voor u om deze bewerking uit te voeren door het selecteren van het al dan niet bijhouden van backorders. We veronderstellen dat u uw backorders door ons wenst te laten bijhouden en selecteren de check box. De onderdelen welke niet op voorraad waren worden nu toegevoegd aan uw backorderlijst en u krijgt een overzicht van de backorders na het verwerken van de bestelling.
U krijgt ook de optie om onderdelen welke enkel op speciale bestelling beschikbaar zijn, in een geautomatiseerd bericht naar de verkoopafdeling van BBT te verzenden. Zij zullen dan spoedig contact met u opnemen voor het doorgeven van prijzen en leveringstermijnen.
Na het al dan niet selecteren van de check boxen klikt u op “Bestelling verwerken” om de bestelling te verzenden naar de BBT verkoopafdeling.
Uw backorders worden bijgehouden in de BBT database en blijven beschikbaar onder uw account, dit geldt trouwens ook voor uw bestellijst maar deze wordt lokaal in uw favoriete browser bijgehouden. BBT biedt u de mogelijkheid om het beheer van uw backorders volledig zelf te doen, u kan dus onderdelen welke u niet langer meer nodig heeft schrappen. De lijst wordt aangevuld elke maal dat u een bestelling uitvoert met backorders. Uw BBT aankoopteam zal rekening houden met deze lijsten en de voorraad hierop afstemmen.
Zodra er een item terug in voorraad komt gaat u een e-mail bericht bekomen met een verwijzing naar uw backorderlijst. U kan de binnengekomen onderdelen dan toevoegen op een bestellijst en de bestellijst verzenden. Indien gewenst kan de backorderlijst, net als de bestellijst, in z’n geheel verwijderd worden.
Een andere handige optie is de mogelijkheid om uw backorderlijst te kunnen downloaden. Deze functie kan u terugvinden aan de onderzijde van uw backorderlijst. De export zal uitgevoerd worden in een eenvoudige .csv structuur die u naar eigen behoeften verder kan verwerken.
Een voor u belangrijke toepassing in het Customer portal is de mogelijkheid om een online retourformulier in te vullen.
Het retourformulier zal reeds voorzien zijn van uw accountgegevens en hoeft enkel nog door u op een correcte wijze vervolledigd te worden. Zodra u alle velden correct ingevuld heeft kan u de retouraanvraag indienen. Uw BBT verkoopteam zal uw retouraanvraag bekijken en al dan niet goedkeuren. Bij goedkeuring van teruggave ontvangt u een e-mail welke u dient af te drukken en bij het te retourneren onderdeel voegen.
Na aanklikken van “Teruggave indienen” krijgt u nog onderstaand bevestigingsscherm met de mogelijkheid om een nieuwe retouraanvraag in te geven.
Dit retourbeleid is een zeer belangrijke functie waarbij we vriendelijk vragen om, in uw eigen belang, dit correct toe te passen. Enkel op deze wijze kunnen wij u de service bieden van een vlotte en correcte verwerking van uw teruggave onderdelen en inruilen.
We hopen dat deze toelichting u reeds flink verder helpt om de onderdelen op een vlotte wijze te bestellen en uw voorraden op peil te houden.
We blijven uiteraard ter uwer beschikking voor verdere informatie via info@bbt4vw.com
